Começando o Home Office

Com os avanço das tecnologias, a redes de trabalho e as novas ferramentas de conexão on-line, onde o mundo se tornou uma aldeia global, a nova realidade de trabalho não se limita a um espaço físico dentro de uma empresa, pois alcançou novas realidades de tempo e espaço. Hoje em dia, é comum trabalhar longe do chefe, da empresa e até da família, pois temos muitos cargos executivos que exigem se descolar para outras cidades, e porque não, até países. Antes viajar era sinónimo de passeio, mas hoje não é sempre assim, aliás, a maioria das viagens, segundo as companhias áreas, são a trabalho.

Pesquisas apontam que no Brasil 47% dos brasileiros já trabalham remotamente, segundo pesquisa realizada pelo Ibope Conecta em parceria com a Microsoft. Isso significa que é menos da metade da força de trabalho atual, isso quer dizer que as empresas ainda preferem seus colaboradores no escritório. Segundo Érika Ribeiro, da área de Recursos Humanos da JLL, a resistência ainda persiste pela insegurança da gestão à distância, mesmo que ela seja parcial. “Porém, a modalidade Home Office é uma tendência das futuras relações de trabalho. A flexibilização da legislação trabalhista e políticas internas estruturadas contribuem para o fortalecimento e a mudança cultural na maneira de gerir pessoas”, diz.

Por outro lado o Home Office pode trazer alguns benefícios tais como:

Maior produtividade e foco para os funcionários;

Qualidade de vida, principalmente nas grandes capitais, pelo intenso trânsito;

Otimização e economia para as empresas com aluguel de grandes espaços; 

Menor impacto ambiental para a sociedade, devido à redução de poluentes decorrentes dos deslocamentos.

O Home Office deve ser encarado com muita responsabilidade, não é um modismo para ser usado sem uma preparação adequada. Ele deve nascer da necessidade da empresa e não para atender caprichos pessoais, deve visar o aumento da produtividade e não do conforto pessoal. Não é para todos os funcionários que funciona o Home Office, por exemplo não podemos pensar um Home Office para um cargo de copa, faxina, motorista, etc. Mas cargos como porteiro, principalmente de prédio residencial já existe no modelo remoto. Portanto, existem atividades que requerem mais cuidado, pela necessidade de interação e escopo de trabalho. Assim, nem todas as atividades conseguirão performa remotamente. Depois pretendo escrever mais sobre as áreas e os cargos que tem mais facilidade para o Home Office.

Este artigo, por ser o primeiro com esse tema é mais pensado na disciplina aliada a atitudes para que isso dê certo. Por exemplo, pensar em ficar de pijama o dia todo vai atrapalhar para quem esta começando, isso leva ao relaxamento do trabalho. “O ato de se trocar, mostra para o seu cérebro que você não está em um momento de lazer e que precisa estar ativo e alerta”. É muito importante fazer um acordo com a família para que eles entendam que você esta trabalhando e não de férias em casa; claro que isso é mais complicado quando se tem filhos pequenos, por isso é importante “explicar para os pequenos a importância do trabalho e por que se faz de casa; e organizar espaços e horários para todos conseguirem trabalhar com certo equilíbrio” (diz Silva).

Para não perder a produtividade é importante seguir uma agenda de atividades ou tarefas a serem cumpridas com rigor, determinar horários, pois o atendimento de metas diárias garante a produtividade semanal e mensal. “Um outro ponto importante que faz parte da organização é reduzir as distrações da casa. Não deixe as tarefas da lavanderia, limpeza, consertos e reparos consumirem seu dia de trabalho”, lembre que você esta trabalhando com sua empresa e para sua empresa. “Você deverá também se precaver contra interrupções sociais, a medida em que algumas pessoas possam pensar que, pelo fato de estar trabalhando de forma remota, você poderá fazer o que quiser a qualquer horário do dia” como receber visitas ou acompanhar pessoas para ir a outros lugares.

É muito importante que criar ou estabelecer canais de comunicação entre os funcionários para ter conversas transparentes com seus líderes a fim de alinhar os esforços na procura das metas e dos objetivos como um todo. É no escritório que as pessoas se conhecem, interagem e respiram a cultura da empresa. De acordo com a mesma pesquisa citada acima, a sala de reunião é o local onde ocorre a maior interação e a experiência de trabalho em equipe para 63% dos profissionais. Para 16%, a colaboração acontece na copa ou na cozinha.

As ”reuniões online  frequentes ajudam a manter a produtividade e o ritmo de trabalho”, além de ser uma via sempre aberta para atualizar informações e novidades. Também é importante ter um cronograma on-line com prazos; hoje em dia tem muitas ferramentas para isso, abaixo vou deixar algumas dicas de aplicativos para cada necessidade.

O trabalho remoto também tem seus pontos de atenção, como a necessidade de tecnologia para conectividade, a exigência de organização e disciplina para que o trabalho renda mesmo com o distanciamento dos colegas de trabalho. Nesse sentido o consultor de carreira Dias, afirma que tão importante quanto o trabalho a ser feito é o local onde ele será realizado. “Muitas pessoas têm cadeiras ergométricas, mesas reguláveis, boas telas, internet rápida no escritório da empresa, mas em casa elas precisam improvisar.

Não é muito confortável trabalhar o dia todo sentado na cadeira de praia improvisada na varanda, a luz que bate na tela vinda da janela sem cortina, a falta de um ar condicionado no verão pode ser fator de improdutividade”. Claro que é normal descobrir tudo isso depois de ter que trabalhar de casa pela primeira vez. “É aí que nos damos conta de que internet é lenta para vídeos, downloads, o celular não tem sinal, o cachorro não para de latir durante a videoconferência…. É importante saber que as condições de entorno afetam o desempenho, portanto, conforme for percebendo alguns problemas, se planeja para ter uma improvisada, mas com boas condições de trabalho”, afirma.

Além deste 10 aplicativos existem outros que ajudam para o trabalho Home Office:

1. Evernote é um dos mais consagrados gerenciadores de informações. Faça anotações, crie cadernos, etiquetas e mantenha seus dispositivos sincronizados. 

2. Basecamp para organizar tudo em um lugar só e acompanhar.

3. The Milk Remember faça suas anotações pessoais, gerencie compromissos e organize sua rotina.

4. Neotriad gerencia suas tarefas e seu calendário de uma nova forma: com foco em obter mais tempo para as tarefas mais importantes do dia. O app possui uma série de assistentes e recursos que ajudam você a planejar seu dia-a-dia e também o da sua equipe.

5. Dropbox Um dos arquivos virtuais mais conhecidos. Armazena e compartilha arquivos baseado na nuvem. Ou seja, acesse suas pastas de qualquer lugar.

6. Trello é uma ferramenta colaborativa para gerenciamento de projetos que te ajuda no trabalho home office. Muito boa para colocar ordem nas tarefas de uma equipe e especificar prazos para entrega de resultados.

7. Harvest Seja no notebook ou no smartphone, nunca foi tão fácil controlar o tempo. Com uma interface simples e intuitiva, você vai poder organizar melhor as tarefas do seu dia-a-dia. Também é ótimo para trabalho em equipe.

8. Webex Ideal para marcar encontros virtuais, discutir projetos, compartilhar documentos e muito mais enquanto trabalhar em casa.

9. Zoom ideal também para fazer videoconferências a partir do smartphone ou tablet.

10. Slack Ótimo para reunir esquipes, compilar dados e assim, produzir melhor.